SPARK ruster os til svære forandringer

Hyppige omstruktureringer og forandringer er det gode arbejdsmiljøs kryptonit. Så hvad gør man, når netop dét er vilkårene på ens arbejdsplads?

Det spørgsmål stillede det lokale MED-udvalg i Job og Kompetence sig selv. Job og Kompetence er del af Jobigen, Viborg Kommunes platform for at skabe beskæftigelse, og er et tilbud til borgere, der er udfordret ud over ledighed og fx kæmper med stress, angst eller andre diagnoser.

Hvordan styrker vi arbejdsfællesskabet?

Arbejdsmiljørepræsentant Dorte Hedegaard Rasmussen fortæller, at når man arbejder indenfor beskæftigelsesområdet, som ofte bliver berørt, når de politiske vinde blæser, bliver man nødt til at have øje på det psykiske arbejdsmiljø.

Derfor arbejder MED-udvalget løbende med at skabe gode, attraktive rammer for arbejdspladsen og har blandt andet fokus på værdibaseret ledelse med en høj grad af uddelegering og tillid.

- Jeg synes egentlig, at vi har et velfungerende MED-udvalg, hvor vi er gode til at inddrage kollegerne og sætte nye tiltag i værk. Men vi ønskede os en sparringspartner, der kunne hjælpe os med at styrke arbejdsmiljøet i endnu højere grad, fortæller Dorte Hedegaard Rasmussen.

Sammen med SPARK-konsulent Lea Gaulshøj Thomsen besluttede de, at et af forløbets fokuspunkterne skulle være at øge kendskabet til hinanden på tværs af teams – både fagligt og socialt.

- Forandringer er et grundvilkår for os, og derfor giver det rigtig meget mening at arbejde med at knytte stærkere bånd, øge den psykologiske tryghed og blive bedre til at bruge hinanden fagligt. Men det er altså ikke noget, der bare sker af sig selv, siger tillidsrepræsentant Line Møller Mathiassen.

Faglige og sociale mellemrum

Leder Jette Fisker forklarer, at løsningen af kerneopgaven bliver nemmere, og fleksibiliteten øges, når de forskellige teams kender hinandens områder og har en idé om, hvad de kan hjælpe hinanden med.

- Samtidig kan bedre kendskab til hinanden som mennesker og mere viden om hinandens måder at reagere på danne et godt fundament, så det er nemmere at passe på hinanden i svære perioder, tilføjer arbejdsmiljørepræsentant Dorte Hedegaard Rasmussen.

I dialog med medarbejderne blev det derfor besluttet at afprøve et nyt mødekoncept, som man har valgt at kalde mellemrum.

Det er et månedligt møde uden deltagelse af ledelsen, hvor medarbejderne på skift står for en times session med varierende indhold. Det kan fx være et team, der går i dybden med deres arbejde eller en problematik, de er optagede af, og måske gerne vil have sparring på. Det kan være to kolleger, som fortæller, hvordan de arbejder med en bestemt metode, eller det kan være en session, hvor man arbejder med dialogkort eller et andet redskab om noget, der fylder for afdelingen.

På hvert mellemrum vælger man, hvad man gerne vil beskæftige sig med næste gang, og hvem der skal stå for det.

- Vores kolleger er indtil videre rigtig glade for mellemrummene og rigtig gode til at byde ind. Både med forslag til emner, men også til at stå for at arrangere det, siger Dorte Hedegaard Rasmussen.

Færre faste møder– mere tid til opgaveløsning og fordybelse

Samtidig med udrulningen af mellemrummene har MED-udvalget i samråd med kollegerne besluttet at skære hårdt i de faste møder.

I stedet for faste teammøder og faglige møder er der nu kun ét månedligt fælles medarbejdermøde på to timer. Det betyder, at den daglige koordinering og løsningen af forskellige problematikker oftest sker indbyrdes i teamene.

- Det har frigivet helt utrolig meget tid hos os som afdeling og hos mig som leder. Det betyder, at der er mere tid til faglig fordybelse, sparring og ikke mindst opgaveløsningen. Og så tager vi ad hoc-møder, når vi har brug for det, fortæller Jette Fisker.

Hun fortæller, at hendes medarbejderne er fagligt dygtige og kan løse langt de fleste problematikker selv. Til gengæld er det vigtigt, at de så tager fat i hende, når der er et behov.

- Og fordi jeg ikke uafbrudt render til faste møder, så har jeg tid til nærværende ledelse, siger hun.

Fra 21 medarbejdere til 16

Job og Kompetence har i et godt stykke tid været klar over, at der ville komme en stor beskæftigelsesreform, som sandsynligvis ville koste jobs og vende op og ned på hverdagen. Og sidst i SPARK-forløbet blev det klart, at et af resultaterne fra reformen var, at Job og Kompetence blev nødt til at afskedige fem medarbejdere og gå fra 21 til 16.

- Det har været en lang, opslidende periode med usikkerhed, hvor vi har gået og ventet på at finde ud af, hvad der skulle ske med os, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Dorte Hedegaard Rasmussen.

I tiden op til afskedigelserne var stemningen trykket, og derfor valgte MED-udvalget at afholde en session om høje følelsesmæssige krav med fokus netop på de kommende forandringer og afskedigelser 14 dage inden udmeldingen. De tog udgangspunkt i en samling historiekort fra SPARK, der fungerer som en samtalestarter.

- Vi havde et godt og meget tiltrængt møde, hvor kortene var med til at give mulighed for, at folk fik sat ord på deres usikkerhed, og fik talt om, hvordan de reagerer under pres, og hvad de har brug for. Det tog lidt af trykket og forberedte os på selve dagen, siger tillidsrepræsentant Line Møller Mathiassen.

At komme bedst muligt ud af en svær situation

Det vil være forkert at sige, at Job og Kompetence nu er ude på den anden side af afskedigelser og forandringer. Flere forandringer venter forude i februar, hvor strategien for afdelingen skal omtænkes og dele af arbejdet skal omlægges yderligere.

Flere af de afskedigede er stadig på arbejdspladsen, mens de arbejder i opsigelsesperioden, så det er stadig uklart præcis, hvordan medarbejdergruppen kommer til at arbejde og organisere sig uden dem.

- Det er hårdt for os som arbejdsplads at skulle sige farvel til dygtige og nære kolleger, og der er ingen, der ikke er berørt, fortæller Line Møller Mathiassen.

MED-udvalget mener dog, at forløbet med SPARK har gjort en stor forskel under de svære omstændigheder.

- SPARK har hjulpet os med at komme et spadestik dybere i vores bearbejdning af den nye situation. Vi står på et mere solidt fundament end før forløbet, og vi er bedre rustet til at klare os igennem den næste tid, siger Dorte Hedegaard Rasmussen.

Blikket udefra er guld værd

MED-udvalget er klare i mælet, når det handler om, hvorvidt de vil anbefale et SPARK-forløb til andre arbejdspladser.

- Vi er kæmpefans af vores konsulent Lea og SPARK. Det giver virkelig noget at have et blik udefra. Undervejs blev der sat rigtige mange både i søen, men det lykkes Lea at samle op på det hele undervejs og pege os i retning af handling, siger leder Jette Fisker.

- Og så har vi fået mange nye værktøjer og måder at facilitere møder - det kommer vi også til at bruge fremover, slutter tillidsrepræsentant Line Møller Mathiassen.

Kunne et SPARK-forløb være noget for jer?

SPARK – Samarbejde om Psykisk ARbejdsmiljø i Kommunerne er et gratis tilbud til alle kommunale arbejdspladser.

SPARKs forløb er målrettet MED-udvalg og TRIO’er. I får støtte og sparring, så I selv bliver bedre i stand til at handle på de udfordringer, I oplever i det psykiske arbejdsmiljø på jeres egen arbejdsplads.

Søg om forløb